bryggenet

Referat af Repræsentantskabsmøde i Foreningen Bryggenet onsdag den 28. maj 2003

Dagsorden

0. Velkomst

Formand for bestyrelsen, Rasmus Jessop bød de fremmødte repræsentanter velkommen.

1. Valg af dirigent

Bestyrelsen foreslog advokat Benjamin Lundström fra advokatfirmaet von Haller som dirigent, hvilket blev taget til følge.
Mødets lovlige indkaldelse
Dirigenten indledte repræsentantskabsmødet med at konstatere, at indkaldelsen til repræsentantskabsmødet var blevet udsendt den 14. april og at dagsorden og øvrigt materiale var blevet udsendt den 30. april 2003 til samtlige foreninger samt til de repræsentanter der havde opgivet deres e-mail adresse. Dirigenten konstaterede således, at mødet var lovligt indkaldt og varslet..
Mødets beslutningsdygtighed
Følgende foreninger var til stede eller repræsenteret ved behørig fuldmagt i overensstemmelse med vedtægternes § 7, stk. 2: Bergthora, Egilshus, Gullfoss, Gunløg, Hab, Halfdan, Isafjord, IB7, Leif, Njal, Saga A, Snorreshus, Langebro, Store Thorlakshus og Thorlakshus – i alt 15 foreninger samt 3 foreninger der ikke var repræsenteret. Repræsentantskabsmødet var således beslutningsdygtigt.
Af de tilstedeværende personer var der 3 personer der ikke var repræsentanter og således ikke havde stemmeret.
Dirigenten konstaterede, at repræsentantskabet var beslutningsdygtig i henhold til vedtægternes § 7, stk. 5. Da der ikke var stillet forslag om vedtægtsændringer, undlod dirigenten at foretage kontrol af, om majoritetskravet i vedtægternes § 16 var opfyldt.

2. Valg af referent

Bestyrelsen foreslog Claes Brylle Hallqvist som referent, hvilket blev taget til følge.

3. Bestyrelsens beretning

Umiddelbart efter at foreningen blev stiftet i efteråret 2002, gik bestyrelsen i gang med at forhandle de sidste detaljer på hovedkontrakten med Delcom A/S på plads.
Efter en del forhandlinger, hvor begge parters advokater var aktive deltagere, blev kontrakten færdig til underskrift. Samtidig med dette arbejde blev aftalen med banken færdiggjort, således at kontrakten kunne underskrives og første rate betales den 17. Oktober, ved en lille ceremoni.
Bestyrelsen har indgået aftale med info-revision og erhvervsservice omkring revision og administration af betalingsopkrævninger til medlemmerne. Det har taget nogen måneder at få PBS og medlemmernes betalinger ind i en "normal" rytme, men det ser ud til at det er ved at være på plads hos de fleste.
Bestyrelsen og det tekniske udvalg brugte meget tid i november og december med at gennemgå og følge op på Delcom´s kablingsarbejde ude i boligforeningerne. Der var et par ændringer der skulle laves før arbejdet kunne godkendes. Ellers gik november og december med at forberede brochure og tilmeldingsmateriale til bryggens beboere. Sidste frist for tilmelding var 15. januar og i ugen op til dette tidspunkt, modtog vi tilmeldinger til de forskellige ydelser fra ca. 2.200 husstande. Vi må nok erkende at vi ikke var gearet til at modtage en så stor tilmelding på så kort tid, så beboerne oplevede lange køer og ventetid, som vi alle beklager. I januar sagde vi tak til alle dem som har brugt deres fritid på at få Bryggenet realiseret, ved at invitere på en god middag med det løse ;-)
Fra Januar og frem til nu har fokus været på at få de 3 hovedtjenester, TV, Telefon og Internet, implementeret samt udrydde fejl og mangler i systemet. For at opfylde dette mål, har bestyrelsen løbende holdt ugentlige byggemøder med Delcom og Group Networks. Dette arbejde må vi nok erkende har været mere omfattende end bestyrelsen troede i oktober, og som følge af manglende tid har 2 bestyrelsesmedlemmer (Søren Kvist og Torben Linde) trukket sig fra bestyrelsen. Begge har dog, når tiden tillod det, bidraget meget til arbejdet med Bryggenet gennem deres deltagelse i teknisk udvalg.
Anden Rate til Delcom blev betalt midt i januar, som aftalt i kontrakten og tidsplanen, da TV hovedstationen var etableret. TV var den første ydelse som blev leveret til beboerne, og trods visse kvalitetsproblemer på et par kanaler (som skulle være væk nu !) så har det fungeret fint siden januar. I forbindelse med overgangen til TV via Bryggenet betød også et farvel til TV2 ZULU, idet bestyrelsen besluttede at 11 kr. ekstra pr. beboer pr. måned var for høj en pris at betale!
Desværre må bestyrelsen berette at implementeringen af de 2 andre Bryggenet ydelser ikke er forløbet efter tidsplanen og uden problemer. GN var ikke klar med maildelen af Internet ydelsen og Delcom kunne ikke overholde tidsplanen for udrulning af netværksudstyr, det betød at opstarten af Internet ydelsen først var klar midt i marts og maildelen først en måned senere, og det er først nu at vi kan sige Internetydelsen fungerer tilfredsstillende. Bestyrelsen delte derfor 3. rate op i dele og holdt dem tilbage i en periode, indtil vi kunne se at arbejdet blev udført. Bestyrelsen har også indgået aftale med Delcom om etablering af tyveri og brandsikring af HX samt et kølingssystem (samlet værdi ca. 65.000) som kompensation på forsinkelsen frem for en kontant bod.
Porteringen af telefonnumre og etablering af nye telefoner kom også senere i gang, som følge af Delcoms forsinkelse, og blev yderligere forsinket af at GN´s første porteringsanmodninger blev afvist af teleselskaberne. Processen er dog nu kommet i gang og der porteres ca. 50 telefonnumre om dagen, heldigvis er der ikke oplevet nogen større tekniske problemer med telefonsystemet, bortset fra et fåtal af brugerne som hører et ekko, dette problem er dog kendt og bliver løbende rettet.
Bestyrelsen har som sagt måttet konstatere at Delcom/GN ikke har kunnet overholde kontraktens tidsplan. Vi har dog fokuseret på at få leveret de manglende ydelser og fjernet fejl, frem for at kræve bod for den manglende levering. Bestyrelsen holder dog i øjeblikket 4. rate på 965.000 kr. tilbage indtil den fulde leverance er på plads. Vi påregner dog ikke at det fulde beløb på de 965.000 vil komme til udbetaling, der vil nok blive tilbageholdt et beløb som kompensation.
Bortset fra disse problemer så er det bestyrelsens holdning at etableringsfasen af Bryggenet nu er overstået, og vi er gået i gang med opgaven at drive Bryggenet, herunder at optage nye medlemmer.
Moms: Bryggenet er blevet momsregistreret ! Som følge heraf får vi en del af vores stiftelsesomkostninger tilbage, men skal til gengæld betale moms af vores "indtægter" dvs. af de månedlige grundabonnements ydelser og de halvårlige kontingentbetalinger. Set over en årrække går det lige op, men lige nu og her betyder det at Repræsentantskabet skal træffe nogle valg.
Endelig så skal der fra Bestyrelsen lyde en stor Tak til de frivillige bag Bryggenet – og også stor Tak til de mange brugere for de mange positive tilbagemeldinger !

4. Regnskab

Regnskabet fremlægges ikke, da første regnskabsår først udløber 31. december 2003.

5. Revision af budget

Bestyrelsen kunne oplyse, at indtægterne i foreningen var "faldet" med 20% som følge af momsregistreringen, men at udgifterne ligeledes var "faldet" med 20%, idet momsens nu kan løftes af. I det fremlagt forslag til budget, er indtægter og udgifter konsekvensrettet i forhold til momsregistreringen.
Udgiften til revision og administration er øget i forhold til det oprindelige budget. Elforbruget var i det oprindelige budget sat til 4x formandens elforbrug. Dog viser det sig, at det faktiske forbrug er væsentligt højere, specielt grundet TV hovedstationen samt nødvendigheden af aktiv køling i hovedkrydsfeltet. Det nu budgetterede elforbrug er sat 10% højere end det nuværende faktiske forbrug, således at der er lidt margin.
På baggrund af disse forhold forslår bestyrelsen derfor budgettet revideret, således at det bedre stemmer overens med de faktiske udgifter.
Udgiften til Bryggeblads annonce er en annonce, mangen til den Hans Tausens kirke har i Bryggebladet.
Det ændrede budget blev sat til afstemning og ingen stemte imod.
Ændring af kontingent
På baggrund af det ændrede budget for 2003 forslår bestyrelsen kontingentbetalingen sat op med 2,00 kr. + moms = 2,50 kr. gældende for 2. halvår 2003 og frem.
Ændringen af kontingentbetalingen blev sat til afstemning og ingen stemte imod.

Spørgsmål: Henlæggelser til fremtidige investeringer
Er bestyrelsen sikker på, at der vil være vækst i antallet af tilsluttede foreninger?
Bestyrelsen har allerede kontakt til de potentielle medlemmer og er derfor rimelige sikre på væksten.

6 A. Udvidelse af Bryggenet

Forslag fra bestyrelsen om udvidelse af Bryggenet med fiber-backbone til henholdsvis Havnestaden og Ny Tøjhus.
Udvidelsen ligger inden for Bryggenets geografiske afgrænsning, sådan som denne er defineret i vedtægterne.
Bryggenet etablere fiber-backbone til Havnestaden og Ny Tøjhus med under-krydsfelt i henholdsvis Axel Heides Gård samt Thorlakshus. Bryggenet afholder udgiften til etableringen. Udvidelsen betales så efterfølgende i form af et tilslutningsbidrag, fra de foreninger i Havnestaden og Ny Tøjhus der ønsker at tilslutte sig Bryggenet. Forslaget er stillet som en investering i fremtidige medlemmer.

Spørgsmål: Hastighed på Internettet
Vil flere medlemmer give lavere hastighed (båndbredde) på Internettet?
Nej, internetforbindelsen opgraderes løbende i takt med stigningen i antallet af tilsluttede medlemmer.

Spørgsmål: Hvorfor udvide uden tilsagn
Hvorfor udvide nettet uden bindende tilsagn fra de nye foreninger? Det er korrekt, at Bryggenet tager en risiko, da nogle af foreningerne ikke er bygget og derfor ikke etableret endnu. Men bestyrelsen mener ikke det er formålstjenligt, at afvente investeringen til områderne er fuldt etableret.
Afstemning
Forslaget blev sat til afstemning og vedtaget med overvældende flertal.

6 B. Tilslutningsvilkår

Bestyrelsen ønsker bemyndigelse til, at underskrive tilslutningsaftale uden at udsende den 14 dage i forvejen.
Optagelse af nye medlemmer sker ved ændrede finansieringsvilkår, således at de nye foreninger betaler den fulde investering ved optagelsen. Derved påvirkes de eksisterende medlemmer ikke ved udvidelsen af Bryggenet.
Forslaget blev sat til afstemning og vedtaget med overvældende flertal.

6 C. Retur moms

Refunderet moms på ca. 2 millioner. kr. ønskes anvendt til finansiering af fremtidige udvidelser af nettet, i form af mellemfinansiering, indtil nye medlemmer tilslutter sig nettet.
Forslaget blev sat til afstemning og vedtaget med overvældende flertal.
Nedbringelse af hovedstolen på lånet
Dog påtænker bestyrelsen kun at anvende 650.000 kr. af de 2 millioner. kr. til nyt udstyr pt. Rest beløbet forventer bestyrelsen over tid, at nedbringe hovedstolen på lånet med.

6 D. Tilslutning til Global Connects net

Bestyrelsen ønsker bemyndigelse til, at etablere egen eller lejet fiber ind til Global Connects clearinghouse, således at Bryggenet ikke bliver afhængige af leverandører.

Spørgsmål: Bemyndigelsens relevans
Er bemyndigelsen relevant på nuværende tidspunkt, da aftalen med TeliaNet først udløber om 3 år?

Ændret formulering
På baggrund af ovenstående spørgsmål, blev bemyndigelsen ændret til: Bestyrelsen bemyndiges til, at forhandle vilkår for tilslutning til Global Connects net, men aftalen skal forelægges Repræsentantskabet til godkendelse inden den gyldigt kan indgås.
Den ændrede formulering blev sat til afstemning og vedtaget med overvældende flertal.

6 E. Stemmeseddel for TV valg

TV udvalget redegjorde for den påtænkte procedure i forbindelse med udsendelse af stemmesedler til valg af TV- og radiokanaler.
Afstemningen er vejledende, således at der åbnes mulighed for, at forhandle med TV- og radioudbyderne efterfølgende. Derfor er det ligeledes ikke muligt at skrive den nøjagtige pris ud for hver kanal. I stedet er der angivet en vejledende pris, som først kendes endeligt, når aftalen indgås.
Stemmesedlerne udsendes først efter sommerferien, så alle får mulighed for at afgive deres stemme.

Spørgsmål: "Bundlede" kanaler
Kan bundlede (kanaler der kun sælges sammen, f.eks. TV3 og TV3+) vises sammen på stemmesedlen, således at det er muligt at se at f.eks. Viasat kanalerne eller TV3 og TV3+ hænger sammen og kun kan vælges som en samlet pakke?
TV udvalget ønsker at gøre stemmesedlen så overskuelig som muligt og ønsker derfor ikke at vise bundlede kanaler.

Spørgsmål: Repræsentantskabets godkendelse
Vil TV udvalget gå til Repræsentantskabet for at få deres godkendelse af resultatet?
Ja, såfremt der sker ændringer i indholdet af pakkens sammensætning.

Spørgsmål: Prioritering af valg
Kan valgene prioriteres, således at det er muligt at give en kanal mere vægt end en anden?
Vægtning af valgene vil besværliggøre optællingen af stemmer samt gøre stemmesedlen uoverskuelig, hvorfor TV udvalget ikke ønsker at indføre vægtning af de enkelte kanaler.

Afstemning
TV udvalget blev bemyndiget til at foretage afstemningen med overvældende flertal.
Kontakt TV udvalget
TV udvalget kan kontaktes på fjernsyn@bryggenet.dk

7. Valg til bestyrelsen

Torben Linde og Søren Kvist har trukket sig fra bestyrelsen. Desuden er Flemming Toft og Rasmus Jessop på valg. Der skal således vælges i alt 4 personer til bestyrelsen.
Følgende kandidater opstillede til bestyrelsen: Flemming Toft, Rasmus Jessop, Martin Rothe, Søren Miené og Per Marker. De opstillede kandidater motiverede alle deres opstilling, hvorefter der blev foretaget skriftlig afstemning.
Afstemningsresultatet blev følgende, med 48 stemmer i alt, heraf 1 ugyldig:

1.Rasmus Jessop39 stemmer
2.Martin Rothe34 stemmer
3.Per Marker35 stemmer
4.Søren Miené15 stemmer
5.Flemming Toft33 stemmer

Følgende kandidater blev valgt til bestyrelsen: Flemming Toft, Rasmus Jessop, Martin Rothe og Per Marker.

8. Valg af bestyrelsessuppleanter

Der skal vælges 2 bestyrelsessuppleanter. Følgende kandidater opstillede som bestyrelsessuppleanter: Søren Miené, Jacob Veedfald., Flemming Jørgensen, Dorthe Brandt Jensen.
De opstillede kandidater motiverede alle deres opstilling, hvorefter der blev foretaget skriftlig afstemning.
Afstemningsresultatet blev følgende, med 43 stemmer i alt:

1.Søren Miené34 stemmer
2.Jacob Veedfald34 stemmer
3.Flemming Jørgensen4 stemmer
4.Dorthe Brandt Jensen14 stemmer

Følgende kandidater blev valgt som bestyrelsessuppleanter: Søren Miené og Jacob Veedfald.

9. Valg af revisor

Bestyrelsen indstiller, at Info Revision vælges som revisor, hvilket blev enstemmigt vedtaget.

10. Eventuelt

Counter Strike mesterskab på Bryggen
Der blev udtrykt ønske om afholdelse af Counter Strike mesterskab på Bryggen.
Bestyrelsen er åben for nye idéer og kan i den anledning hjælpe med at få idéen ført ud i livet, såfremt forslagsstilleren er villig til ligeledes at lægge et stykke arbejde i projektet.

Giv Bryggenet en hjælpende hånd

Bryggenet har ikke kun brug for teknikere og folk med kendskab til IT. Der savnes blandt andet folk der ved noget om jura eller markedsføring/reklame. Så sidder der f.eks. en jurastuderende/jurist eller en AD'er/tekstforfatter (eller anden person med tilsvarende kvalifikationer) så kontakt Bryggenets bestyrelse, din hjælp vil blive værdsat.


Mødet blev hævet.


Referent
Claes Brylle Hallqvist



Dirigent:

________________________
Advokat Benjamin Lundström